Pour relancer efficacement une cotisation impayée, il faut un calendrier simple (trois relances en six semaines), un message court et aimable, et une liste à jour de qui doit quoi. Voici la méthode, pensée pour un trésorier bénévole.
Savoir qui doit quoi, sans tableur
La première cause de cotisations oubliées : personne ne sait précisément qui a payé. Une liste des adhérents avec le montant dû, le montant réglé et la date de dernier paiement est indispensable. Si votre club gère encore cela dans un fichier, voyez comment choisir un logiciel de gestion de club sportif.
Un calendrier de relance en trois temps
- J+7 après l'échéance : rappel amical. Souvent un simple oubli.
- J+21 : relance avec le moyen de payer. Joignez le lien de paiement en ligne ou les coordonnées du club.
- J+42 : dernier avis courtois, avec les conséquences prévues par le règlement intérieur (accès aux entraînements, licence, etc.).
Un modèle de message à adapter
Bonjour [Prénom], sauf erreur de notre part, la cotisation [saison] de [montant] € n'a pas encore été réglée. Vous pouvez la régler en ligne ici : [lien]. Si c'est déjà fait, merci d'ignorer ce message. Sportivement, [Prénom], trésorier.
Faciliter le paiement pour réduire les relances
- Paiement en ligne par carte au moment de l'inscription.
- Prélèvement SEPA : une fois le mandat signé, la cotisation est prélevée à la date prévue. Voir le guide du prélèvement SEPA pour associations.
- Paiement en plusieurs échéances pour les familles.
Ce que dit le droit
La cotisation est due selon les statuts et le règlement intérieur. Un adhérent qui ne paie pas peut voir son adhésion suspendue, mais la procédure doit être prévue dans les textes de l'association. En cas de litige, rapprochez-vous d'un conseil juridique : cet article n'en tient pas lieu.
Ce que fait Pyrion
Dans le logiciel de gestion de club Pyrion, les adhérents règlent en ligne par carte ou par prélèvement SEPA, et chaque fiche membre indique ce qui est dû et ce qui est réglé, ce qui donne au trésorier la liste des retards en quelques clics. Les relances sont des messages que vous préparez et envoyez depuis l'outil, avec vos propres modèles d'email. Tarif unique quel que soit le nombre de membres (tarifs clubs).
Questions fréquentes
Combien de relances faut-il envoyer ?
Trois suffisent dans la plupart des cas. Au-delà, mieux vaut un échange direct.
Peut-on exclure un adhérent qui ne paie pas ?
Seulement si les statuts ou le règlement intérieur le prévoient et si la procédure est respectée.
Comment éviter les impayés la saison suivante ?
En proposant le paiement en ligne et le prélèvement dès l'inscription.
Pour un autre point de vue, comparez les outils avec notre article logiciel de gestion de club sportif : comment choisir ou cherchez une alternative à votre logiciel actuel.
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